Semana 4 de Agosto de 2008
Diseño de Procesos de Negocios y BPMS
Diseño e implementación alineados a la estrategia
Entrevista por Ricardo Seguel P.
Esta quincena hemos entrevistado a Gabriel Gejman, Chief of Standards, Formation & Services en VTR y Profesor Auxiliar en la Pontificia Universidad Católica donde dicta en conjunto con Javier Bermúdez el curso de Modelos de Procesos y Datos, y el Taller de Automatización de Procesos de Negocio (BPMS).
Msc. Gabriel Gejman
Chief of Standards, Formation and Services at VTR
Profesor Auxiliar, Depto. Ciencia de la Computación
Escuela de Ingeniería
Pontificia Universidad Católica de Chile.
En la entrevista anterior hemos visto el interés de implementar proyectos BPM en las empresas chilenas. Además, en las otras entrevistas hemos comprendido la importancia de BPM en Chile, los desafíos de un proyecto BPM, la relevancia del software estándar y la arquitectura de sistemas de la empresa para la gestión de procesos, todos ellos para alcanzar la excelencia de procesos los cuales deben ser medidos, monitoreados y evaluados por medio tecnologías modernas y revolucionarias tales como de la minería de procesos e inteligencia de procesos.
Por otra parte, en nuestro blog se ha discutido cuán importante es entender la Gestión de Procesos de Negocios (BPM) comenzando por el nivel estratégico para alinear los procesos, personas y tecnologías con la estrategia de una compañía. Siguiendo esta línea, a continuación abordaremos algunos de los puntos más relevantes del diseño de procesos y los sistemas BPMS.
¿Cuál es la relación entre el Diseño de Procesos de negocios con el cumplimiento de normativas (Compliance) tales como SOX, Basel II, entre otros, y con el diseño de la arquitectura de la empresa, y con las reglas de negocios?
El diseño de los procesos de un negocio puede realizarse por distintos objetivos, por una exigencia normativa, para mejorar el proceso, para ordenar la organización, para construir un software, etc. Sin embargo, sin importar la razón por la que se comienza un trabajo de diseño de procesos de negocio, todas llevan a conocer de mejor manera qué, cómo, quién y cuándo se realizan las actividades que generan valor.
La mayoría de las normativas lo que exigen es que ciertos procesos claves de la industria a la que se aplican estén documentados, sus procedimientos sean formalizados y exista evidencia del cumplimiento de ellos. El diseño de los procesos es clave en este sentido. Generan la documentación exigida y cuidan que la evidencia del cumplimiento sea resguardada. Las empresas que tienen diseñados sus procesos y especialmente las que ejecutan esos procesos en un BPMS cumplen con las auditorías de una mejor manera y a costos mucho menores.
Con respecto a la arquitectura de la empresa, existen empresas que comprenden que su corazón son los procesos de negocio que ejecutan constantemente. Los procesos de negocio son transversales, cruzan las fronteras de los departamentos y la comprensión de esta realidad es vital para el éxito. Cuando los procesos de negocio se diseñan desde esta visión, la arquitectura de la empresa surge desde ellos. Puedo saber quién realiza una actividad, que sistemas utiliza, a quién le debe pasar la información para la siguiente actividad, hasta cumplir con el objetivo final. Así mismo, puedo diseñar la organización para apoyar de manera efectiva los procesos, desde el punto de vista de recursos humanos, de sistema, de tecnología.
Las reglas de negocio son las definiciones que guían el proceso por un camino u otro. Los sistemas de información, en su mayoría, contienen esas reglas en el código mismo o con suerte en alguna tabla de una base de datos que alguien por ahí conoce. Esto hace que la modificación de una regla de negocio sea lenta, a veces imposible o dependiente de la persona que tiene el conocimiento. En los BPMS las reglas de negocio pueden ser expuestas permitiendo que el responsable de tomar las definiciones pueda modificarlas cuando sea necesario, sin detener el proceso. Para esto es importante que las reglas sean diseñadas dentro del proceso y se defina quién será el responsable de cada una.
¿Cuáles son los mayores problemas al modelar los procesos de negocios en una compañía? ¿Se toma en cuenta el modelo de la Cadena de Valor Agregada (o VAC model)? ¿Los procesos modelados están alineados a la estrategia de negocios?
Muchas veces los procesos de negocio se modelan aisladamente, como parte de un proyecto en particular. No se considera que el proceso en cuestión sea parte de una cadena (o proceso) de más alto nivel, que podría distinguirse dentro de la Cadena de Valor Agregado de la empresa. Cuando no se toma en cuenta esta situación, se deja de lado los efectos que este proceso, o los cambios que se la hagan, tiene sobre otros procesos del negocio. Generalmente esto genera quiebres entre áreas e inconsistencias. Además, al no estar considerados dentro de un modelo de alto nivel, no es natural la alineación de las métricas del proceso con los objetivos de la empresa. Lo ideal sería modelar los procesos basándose siempre en la VAC bajando hasta el nivel que sea necesario. Que la VAC esté alineada con el Balanced Scorecard de la organización y derivar las métricas del proceso desde él. De esta manera no se pierde la interacción entre procesos de la empresa y los objetivos siempre están claros. Las mejoras son más fáciles de justificar y los proyectos resultan mejor.
¿Cuál dirías que es la mejor estrategia para abordar la fase de Diseño de Procesos para luego pasar a la etapa de Implementación?
En el caso de que se diseñe un proceso pensando en la implementación de él en un BPMS es importante que los participantes del diseño entiendan las características de un BPMS. De esta manera durante el diseño se pueden adelantar las componentes que se utilizarán en el BPMS para apoyarlo. Por ejemplo, durante el diseño del proceso se pueden modelar las interfaces con los usuarios, los puntos de conexión con otros sistemas y los lugares donde será necesario poner sensores para monitorear su funcionamiento. Los modeladores no necesitan ser expertos en BPMS, basta con que tengan una buena noción de sus beneficios y características.
¿Cuáles son las características más importantes que se deben considerar para la elección de un BPMS?
Creo que para elegir de mejor manera un BPMS se deben tomar en cuenta varias características, pero primero se debe entender para qué tipo de procesos se quiere utilizar. No es lo mismo un BPMS para procesos altamente transaccionales con poca interacción humana que uno para manejar flujos de trabajo completamente manuales. Una vez realizado esto, se debe considerar los sistemas mejor evaluados y con mayor experiencia en el campo seleccionado. Luego, es importante conocer la real capacidad del proveedor de concretar los proyectos que se espera realizar. Hay que recordar que un BPMS no hace nada por sí mismo, es una base para crear los procesos de negocio que uno estime conveniente, por lo que lo más difícil (y caro) puede ser la implementación de cada proceso sobre la plataforma. Existen muchos BPMS, pero no todos tienen la capacidad instalada en el país, con suficiente experiencia, como para enfrentar los desafíos.
¿Cuál es la relación entre Diseño de Procesos y BPMS?
El diseño de los procesos es una parte fundamental cuando hablamos de BPMS, es una de las características principales que debe tener uno de estos sistemas. Los BPMS ejecutan un proceso que está diseñado en un lenguaje que es capaz de entender. El mismo proceso que se diseño en conjunto con los líderes del negocio es el que se va a ejecutar, reduciendo enormemente las posibilidades de error al traspasar un requerimiento de negocio a un sistema. Así mismo, cuando se quiere modificar un proceso que está siendo ejecutado por un BPMS, basta con diseñar el proceso modificado y ponerlo en producción.
06 de Agosto de 2008, Eindhoven - NL