Semana 12 de Mayo de 2008
El éxito de un proyecto BPM
Entrevista por Ricardo Seguel P.
El entrevistado de esta quincena es Hugo Seguel, consultor del CETI UC y quien tiene experiencia en proyectos BPM e implementación de la plataforma ARIS de IDS-Scheer.
Hugo Seguel
Consultor BPM CETI UC
IDS Scheer es el lider del mercado a nivel mundial (según Gartner y Forrester) en software BPM , soluciones y servicios. ARIS es el marco de modelamiento creado por el Profesor A.W. Scheer y sobre el cual se basa la plataforma ARIS la cual es utilizada por SAP y Oracle, entre otros.
En esta quincena quisieramos saber más de la implementación de un proyecto BPM al interior de una empresa, sus fallas, desafíos y si existe alguna receta o buena práctica para obtener el éxito en este tipo proyectos.
¿Cuál o cuáles son las fallas más frecuentes en la implementación de un proyecto BPM que tú has identificado?
La falla más común es la coordinación en estos proyectos: reunir equipos, el sponsor y que los equipos permanezcan en el proyecto es lo más complicado. Esto es debido a la poca cultura en relación a los beneficios de este tipo de proyectos. En los proyectos que yo he participado este ha sido el problema principal, lograr integrar a los mandos medios y superiores en los proyectos de manera constante y a las propias personas que son parte del proceso. Es muy difícil documentar el proceso, los entrevistados sienten que es una perdida de tiempo y no es por otra cosa que por la baja cultura en la orientación a procesos que existe en las empresas.
¿En cuantas etapas dividirias un proyecto BPM y cuáles serían las más dificiles de llevar a cabo?
Siguiendo la estructura tradicional y el marco de IDS-Scheer, la estructura parte por la fase estrategica, fase de diseño, fase de implementación y fase de control.
En mi experiencia, la fase mas dificil es la estrategica. En los proyectos que he participado ha sido nula la participación directiva para lograr esta alineación, pero muy alta de los mandos medios o jefes de departamentos, pero para ellos es muy dificil identificar claramente la estrategia corporativa creandose conflictos de interés entre las áreas debido a la poca o nula comunicación estrategica en la compañía.
¿Cuál es el mayor desafio al llevar a cabo un proyecto BPM?¿Existen conflictos entre las áreas involucradas?
El mayor desafio parte por generar una cultura de orientación a procesos en ciertas áreas clave de las empresas. La no culturización o capacitacion adecuada lleva a pensar en terminos de función de silos funcionales más que en procesos transversales. Es el mayor desafio no de los proyectos BPM, sino de las areas operacionales y de TI de las empresas.
¿Crees que el rediseño de los procesos de negocios pueden llegar a ser la última etapa de un proyecto BPM?
El rediseño de procesos, el definir sus métricas corresponde a la fase de diseño; el alimentarlo de datos y ejecutarlo corresponde a la fase de implementacion. Ahora queda el medir y ver que tan bien funciona el proceso en la realidad. Esta es la fase de control. ¿Qué tan bien se comporta el proceso en la realidad versus el proceso definido? ¿Cómo se comporta la organización, los sistemas de información, los recursos humanos y técnicos? ¿cómo varian sus KPI?.. responder estas preguntas corresponde a la última fase en la gestión de procesos de negocios que es la de control y mejora continua.
¿Qué tan relevante es el rediseño de procesos de negocios entonces?
No me atreveria a dar un juicio de valor de cuán relevante es el rediseño de procesos, sin duda, involucra cambios radicales en el proceso en sí como la tecnología que lo soporta con resultados de alto impacto en terminos de tiempo, costo y calidad del proceso. Sin embargo, en muchos casos ni siquiera es necesario rediseñar el proceso de negocio o realizar un cambio tecnológico. Bastaría con definir metricas adecuadas, quizás una estandarización simple como lo puede ser una macro en Excel podría aportar beneficios en términos de tiempos sin modificar el proceso en sí ni los datos en los soportes de información.
¿Tienes alguna receta, recomendación, approach, etc. para obtener el éxito de un proyecto BPM?
La única receta que me atrevo a dar es que se logre generar un conocimiento de los beneficios de los proyectos BPM en las empresas y no que sólo las unidades de operaciones, TI o quien lleve a cargo este tipo de proyectos conozca la metodología dejando a los demás integrantes de los equipos a la deriva sin saber el norte de los proyectos. Creo que una vez logrado esto, muchos problemas de fracasos en los resultados de los proyectos serán evitados.
Santiago 12 de Mayo de 2008